Die Vorsorgekartei nach § 3 ArbMedVV ist ein rechtlicher Nachweis — und in vielen Kliniken immer noch eine Tabellenkalkulation. Was ihre Ablösung in einem Haus der kritischen Infrastruktur technisch bedeutet: Architektur, Schnittstellen, Migration und Nachweisführung, aus Projekten in Klinikverbünden und überbetrieblichen arbeitsmedizinischen Diensten.
Projektkontext: Anonymisiert — Klinikverbund im Sektor Gesundheit · GESUNDHEITSWESEN · KRITIS
Ein Krankenhaus der Regelversorgung zählt zur kritischen Infrastruktur im Sektor Gesundheit. Das prägt jede Softwareentscheidung im Haus — auch dort, wo es nicht um Patienten geht, sondern um die eigene Belegschaft. Der betriebsärztliche Dienst eines Klinikverbunds betreut Pflege, ärztlichen Dienst, Labor, Küche, Technik und Reinigung: jede Gruppe mit eigenen Gefährdungen, eigenen Vorsorgeanlässen und eigenen Fristen. Die arbeitsmedizinische Vorsorge nach ArbMedVV muss dabei lückenlos organisiert und nachweisbar dokumentiert sein.
Der Ausgangszustand ist in nahezu jedem betriebsärztlichen Dienst derselbe: eine über Jahre gewachsene Mischung aus Papierakten, einer Tabellenkalkulation für die Vorsorgekartei, einem Terminkalender außerhalb jedes Fachsystems und Laborbefunden, die als Ausdruck oder PDF eintreffen und von Hand zugeordnet werden. Das trägt erstaunlich lange. Es trägt nicht mehr, sobald jemand belastbar beantworten muss, welche Vorsorgen im kommenden Quartal fällig werden und welche bereits überfällig sind — oder sobald die IT-Leitung feststellt, dass an dieser Datei eine gesetzliche Nachweispflicht hängt.
Damit wird aus einer Fachbereichsfrage ein IT-Projekt. Und für ein KRITIS-Haus heißt das: Bevor über Funktionen gesprochen wird, wird über Architektur, Datenhaltung, Verschlüsselung, Verfügbarkeit und Auftragsverarbeitung gesprochen.
Ein Krankenhaus, das unter die KRITIS-Regulierung fällt, muss den Stand der Technik nicht nur für sich selbst nachweisen, sondern auch für die Dienstleister, die an seinen Prozessen hängen. In der Praxis läuft die Prüfung eines arbeitsmedizinischen Systems entlang dieser Punkte:
Die Unterlagen dazu gehören vor die Vertragsverhandlung, nicht danach. Eine Übersicht dessen, was wir für diese Prüfung bereitstellen, liegt im Trust Center der ClarityTec GmbH.
Klassische Multi-Tenant-SaaS speichert die Daten aller Kunden in derselben Datenbank und trennt sie über eine Kundenkennung in der Anwendungslogik. Für die meisten Branchen ist das eine vertretbare Abwägung zwischen Betriebskosten und Risiko. Für arbeitsmedizinische Daten in einem KRITIS-Haus ist es die Diskussion, die man sich in jeder Sicherheitsprüfung erneut einhandelt.
Wir betreiben deshalb pro Kunde eine isolierte Instanz mit eigener Datenbank auf ISO-27001-zertifizierter Infrastruktur in Deutschland. Es gibt keine gemeinsame Datenhaltung, aus der überhaupt etwas vermischt werden könnte. Das ist im Betrieb teurer und jede ersparte Diskussion wert.
Der größte manuelle Aufwand im Klinikalltag entsteht nicht bei der Untersuchung, sondern davor und danach: bei Stammdaten und bei Befunden.
HL7 ist der Standard für den Datenaustausch zwischen Systemen im Krankenhaus. Für ein arbeitsmedizinisches System ist dabei weniger der Befundtransport relevant als die Stammdatenversorgung: Wer arbeitet aktuell in welcher Abteilung, mit welcher Tätigkeit, seit wann? Genau diese Information entscheidet, welche Vorsorge fällig wird. Eine Schnittstelle, die sie aus dem führenden System übernimmt, ersetzt eine Pflege von Hand, die in einem Haus dieser Größe nie vollständig aktuell sein kann.
Entscheidend ist die Richtung der Datenflüsse. Arbeitsmedizinische Befunddaten gehören weder in ein KIS noch in eine Personalakte. Die Schnittstellen sind deshalb bewusst asymmetrisch ausgelegt: Organisations- und Beschäftigtenstammdaten kommen herein, medizinische Detaildaten verlassen die arbeitsmedizinische Instanz nicht. Diese Asymmetrie ist kein Konfigurationsdetail, sondern der Punkt, an dem ein Datenschutzbeauftragter das Konzept entweder mitträgt oder nicht.
Für Laborbefunde nutzen wir LDT, den in Deutschland etablierten Datenträgeraustausch zwischen Laboren und Praxissystemen. Befunde laufen strukturiert in die digitale Probandenakte ein und werden dem richtigen Vorsorgeanlass zugeordnet, statt als PDF in einem Posteingang zu landen. Für Geräteanbindungen — Audiometrie, Spirometrie, Sehtest — ist GDT der entsprechende Standard: Messwerte werden direkt übernommen, nicht abgetippt.
Der Punkt, an dem Digitalisierungsprojekte in der Arbeitsmedizin am häufigsten stecken bleiben, ist die Übernahme des Bestands. Historische Vorsorgedaten sind rechtlich relevant: Fristen berechnen sich aus dem Datum der letzten Vorsorge, und nachgehende Vorsorge kann Jahrzehnte nach dem Ende einer Tätigkeit noch angeboten werden müssen. Ein Neustart auf grüner Wiese ist damit ausgeschlossen.
Unser Vorgehen ist in allen Migrationen dasselbe, unabhängig davon, ob die Quelle eine Excel-Kartei, ein Altsystem oder ein Datenbankexport ist:
Der Fristenabgleich ist dabei der eigentliche Wert des Vorgehens. In jedem Altbestand finden sich Vorsorgen mit fehlendem Datum, falschem Anlass oder nie fortgeschriebener Frist. Diese Fälle werden nicht stillschweigend geradegezogen, sondern dokumentiert und dem betriebsärztlichen Dienst zur Entscheidung vorgelegt. Was am Ende im System steht, ist damit nachvollziehbar begründet — und genau das ist der Unterschied zwischen einer übernommenen Datei und einer belastbaren Kartei.
Die Migration läuft durchgehend innerhalb der ISO-27001-zertifizierten Umgebung in Deutschland. Es gibt keinen Zwischenschritt über lokale Arbeitsplätze, keine Excel-Datei mit Gesundheitsdaten im Mailanhang und keine Übertragung in ein Drittland.
Die Anforderung klingt trivial und ist in der Umsetzung der sensibelste Teil des Systems. Der Klinikbetrieb braucht Steuerungsfähigkeit: Welche Beschäftigten stehen zur Vorsorge an, welche Termine sind vereinbart, welche Fristen laufen. Der betriebsärztliche Dienst braucht die vollständige medizinische Dokumentation. Beides darf sich nicht vermischen.
Kurative Praxisverwaltungssysteme kennen diese Trennung nicht, weil sie sie nie brauchten: Sie denken in Patient und Behandlungsfall. Arbeitsmedizin denkt in Betrieb, Tätigkeit, Gefährdung und Frist — ein Proband ist dort nicht Patient eines Arztes, sondern Beschäftigter eines Arbeitgebers, der bestimmte Angaben sehen darf und andere ausdrücklich nicht.
Gelöst ist das über getrennte Portale auf getrennten Datenbeständen. Die Arbeitgebersicht kennt ausschließlich die Vorsorgekartei nach § 3 ArbMedVV: Anlass, Datum, nächste Fälligkeit. Medizinische Inhalte — Befunde, Anamnese, Beurteilungen — liegen verschlüsselt und sind ausschließlich über die Arztsicht erreichbar. Beschäftigte erhalten ein eigenes Self-Service-Portal, über das sie Termine buchen, ohne dass ihre Terminwahl beim Arbeitgeber aufläuft.
Diese Trennung ist der Grund, warum ein solches System auch in mitbestimmungspflichtigen Konstellationen tragfähig ist: Sie lässt sich einem Betriebsrat oder einer Mitarbeitervertretung technisch nachvollziehbar erklären, statt auf einer organisatorischen Zusage zu beruhen.
Der konzeptionelle Unterschied zur Tabelle wirkt sich täglich aus: Fälligkeiten werden nicht eingetragen, sondern hergeleitet. Aus Vorsorgeanlass, Art der Vorsorge und dem Datum der letzten Durchführung ergibt sich der nächste Termin — automatisch, für jeden Beschäftigten, über alle betreuten Bereiche hinweg.
Damit verschwindet die häufigste Fehlerquelle der Excel-Kartei: die vergessene Fortschreibung. Und es entsteht etwas, das eine Tabelle nicht leisten kann — eine belastbare Vorausschau. Der Dienst sieht, welche Vorsorgen im kommenden Quartal anstehen, und plant Kapazität, statt auf Rückstände zu reagieren.
Der zweite Effekt betrifft die Vertretung. Eine Excel-Kartei ist implizit an die Person gebunden, die weiß, wie sie zu lesen ist. Ein System mit klarem Datenmodell und Rollenkonzept ist es nicht — Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel legen die Fristenüberwachung nicht mehr still.
Zwischen Entscheidung und produktivem Betrieb liegen in der Regel vier Phasen. Sie sind bewusst so geschnitten, dass die Sicherheitsprüfung ganz am Anfang steht — nichts ist teurer als ein Projekt, das nach der Fachkonzeption an der IT-Sicherheit scheitert.
Der entscheidende Punkt aus Sicht des Klinikums ist, dass Entwicklung, Betrieb und Support in derselben Hand liegen. Es gibt keine Kette aus Hersteller, Systemhaus und Hoster, in der bei einem Sicherheitsvorfall zuerst geklärt werden müsste, wer zuständig ist.
Die Architektur, die Schnittstellen und das Rollenmodell dieses Beitrags sind keine Referenzarchitektur auf dem Papier. Sie beschreiben das System, das wir entwickeln und betreiben: Prevomed, unsere SaaS-Lösung für die Arbeitsmedizin und die digitale Vorsorgekartei nach ArbMedVV — im Dauerbetrieb in einem Klinikum der kritischen Infrastruktur und bei überbetrieblichen arbeitsmedizinischen Diensten.
Für den fachlichen Blick auf einzelne Bereiche führen die folgenden Seiten weiter: Software für Betriebsärzte und arbeitsmedizinische Dienste, Terminverwaltung für die Arbeitsmedizin und der produktneutrale Leitfaden Arbeitsmedizin digitalisieren.
Die ClarityTec GmbH ist dabei Entwickler und Betreiber in einem — kein Vertriebspartner eines fremden Herstellers. Wer bei uns anruft, spricht mit den Leuten, die das System gebaut haben.
Dieser Beitrag beschreibt Vorgehen und Architektur aus laufenden Projekten, nennt aber bewusst kein Haus. Ausführliche Fallstudien zu einzelnen Kunden — mit Namen, konkreter Ausgangslage und Projektverlauf — geben wir erst weiter, wenn der jeweilige Kunde der Veröffentlichung zugestimmt hat. Wir stellen keine Kundensysteme ins Schaufenster, bevor das geklärt ist.
Auf Anfrage gehen wir konkrete Projekte im Gespräch gern im Detail durch — einschließlich Referenzkontakten. Erstgespräch vereinbaren: 30 Minuten, unverbindlich.
Die Vorsorgekartei ist der gesetzlich vorgeschriebene Nachweis darüber, welche arbeitsmedizinische Vorsorge wann für welchen Beschäftigten stattgefunden hat und wann die nächste ansteht. Sie enthält Anlass, Datum und Fälligkeit — ausdrücklich keine Befunde oder Diagnosen. Digital geführt bedeutet vor allem, dass Fristen aus Anlass und letzter Durchführung berechnet statt manuell fortgeschrieben werden.
Ja, sofern die Architektur den Anforderungen standhält. Maßgeblich sind Mandantentrennung, Ort und Zertifizierung der Datenhaltung, Verschlüsselung, Rollenmodell und die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Wir betreiben je Kunde eine isolierte Instanz mit eigener Datenbank in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland und stellen Zertifikatsnachweise, TOM-Katalog und AV-Vertrag für die Prüfung bereit.
HL7 für die Versorgung mit Beschäftigten- und Organisationsstammdaten aus dem führenden System, LDT für strukturierte Laborbefunde und GDT für medizinische Geräte wie Audiometer, Spirometer und Sehtestgeräte. Die Datenflüsse sind bewusst asymmetrisch: Stammdaten kommen herein, medizinische Detaildaten verlassen die arbeitsmedizinische Instanz nicht.
In fünf Schritten: fachliche Bestandsaufnahme, Feldmapping auf das Vorsorgemodell, Testmigration in eine isolierte Instanz, Abgleich der neu berechneten Fristen gegen den Altbestand und Freigabe durch den Fachbereich vor der Umstellung. Abweichungen werden dokumentiert und zur Entscheidung vorgelegt, nicht automatisch korrigiert. Der gesamte Vorgang findet innerhalb der zertifizierten Hosting-Umgebung in Deutschland statt.
Der Arbeitgeber sieht ausschließlich die Vorsorgekartei nach § 3 ArbMedVV — Anlass, Datum und nächste Fälligkeit. Befunde, Anamnese und medizinische Beurteilungen liegen verschlüsselt in einem getrennten Arztportal und sind über die Arbeitgebersicht technisch nicht erreichbar. Beschäftigte nutzen ein eigenes Self-Service-Portal für die Terminbuchung.
Weil sie in Patient und Behandlungsfall denkt, während Arbeitsmedizin in Betrieb, Tätigkeit, Gefährdung und Frist denkt. Vor allem fehlt kurativen Systemen die Trennlinie zwischen Arbeitgeber- und Arztsicht: Der Arbeitgeber hat Anspruch auf die Vorsorgekartei, nicht auf Befunde. Diese Unterscheidung muss Teil des Datenmodells sein, nicht eine Konfigurationsoption.
Eingesetztes Produkt: Prevomed — SaaS-Lösung für Arbeitsmedizin, betriebsärztliche Dienste und die digitale Vorsorgekartei nach ArbMedVV, ein Produkt der ClarityTec GmbH.
Alle Referenzen · Trust Center
Die ClarityTec GmbH (Bochum) ist ein deutsches IT-Unternehmen, spezialisiert auf sicheres Software-Engineering, ISO-27001-Hosting und KRITIS-konforme eHealth-Lösungen. Als Entwickler und Betreiber stellt die ClarityTec GmbH mit ihrem Hauptprodukt Prevomed eine der führenden SaaS-Lösungen für Arbeitsmedizin, betriebsärztliche Dienste und die digitale Vorsorgekartei nach ArbMedVV bereit.